Ist dir aufgefallen, dass der Vorverkaufsstart mancher begehrter Veranstaltungen selbst zum Ereignis geworden ist? Man denke an Taylor Swifts The Eras Tour oder Glastonburys jährlichen Ticketverkauf – die Online-Welt dreht sich dabei mit: vom Vorfiebern über den hektischen Ansturm bis hin zu Jubel oder Frust, je nachdem, ob die Mission geglückt ist. Das alles gehört längst zum Erlebnis dazu.

Ob Vorverkaufsstart für die neue Spielzeit oder für eine einzelne Aufführung – ein solider, reibungsloser Online-Kaufprozess ist entscheidend für den Ticketverkauf. Niemand möchte, dass ein aufregender Start durch schlechte Nutzererfahrung getrübt wird und am Ende verärgerte Interessent:innen zurückbleiben.

Dieser Leitfaden hilft dir bei der Vorbereitung auf deinen nächsten Vorverkaufsstart – mit praktischen Tipps und wichtigen Überlegungen.

Vorbereitung ist alles

Erstelle eine Checkliste für die Organisation deines Vorverkaufsstarts und bedenke dabei folgende Punkte:

  • Um welche Art von Verkauf handelt es sich? Ein einzelnes Ticket-Release, mehrere Aufführungen oder ein Spielzeit-Start? Oder geht es um feste bzw. flexible Pakete – oder beides?
  • Ist es ein allgemeiner Vorverkauf oder einer, der sich speziell an deine Mitglieder richtet? Verwendest du Promo-Codes?
  • Denk an die Nutzer:innen-Journey. Wie werden Nutzer:innen über den Vorverkaufsstart informiert? Per E-Mail-Newsletter und Social-Media-Posts oder über eine Landingpage auf deiner Website? Geh die Schritte durch und stell sicher, dass deine Kommunikation klar und verständlich ist.
  • Wann findet der Vorverkaufsstart statt – tagsüber, abends oder am Wochenende?
  • Führst du vor dem Vorverkaufsstart neue Funktionen auf deiner Website ein? Erwäge einen Code-Freeze und verzichte in der Vorbereitungsphase auf größere Änderungen.
  • Erwartest du eine hohe Nachfrage? Schätze das Traffikaufkommen ab, das du am Tag des Starts erwartest. Falls du dir unsicher bist, schau dir frühere Vorverkaufsstarts vergleichbarer Größenordnung an, um das Volumen besser einschätzen zu können. Bei hoher erwarteter Nachfrage empfiehlt sich ein Lasttest, um zu prüfen, wie deine Website damit umgeht.
  • Wenn du starken Traffic erwartest, wende dich an deinen Webhoster. Möglicherweise musst du deine Serverumgebung skalieren, um CPU-Probleme am Tag selbst zu vermeiden.
  • Wenn du einen CRM-Anbieter zur Erfassung von Besucher:innendaten und Ticketverkäufen nutzt, prüfe die Einrichtung. Für Tessitura-Nutzer:innen gilt dabei besonders:
    • Teste alle Änderungen in der Entwicklungsumgebung deiner Website mit Daten aus deinem Test-CRM und stelle sicher, dass alles wie erwartet funktioniert.
    • Ist das Vorverkaufsdatum für die geplanten Verkaufsmodi korrekt eingestellt?
    • Sind alle Verkaufsmodi und Preiskategorien richtig eingerichtet?
    • Falls individuelle Funktionen verwendet werden: Sind sie korrekt konfiguriert?
    • Falls ein Promo-Code verwendet wird: Funktioniert er, und werden die richtigen Preise angezeigt?
  • Erwäge aktives Monitoring während des Vorverkaufsstarts. Sprich mit deinem Webhoster, welche Unterstützung er dabei bieten kann.

Erstelle auf Basis dieser Überlegungen einen Plan für deinen Vorverkaufsstart und arbeite rechtzeitig mit deinem Webhoster zusammen, um alles in die Wege zu leiten.

Virtuellen Warteraum nutzen

Wenn du mit hoher Nachfrage rechnest, solltest du einen virtuellen Warteraum einsetzen, um den Traffic auf deiner Website gezielt zu steuern – für eine reibungslose Customer-Journey. Das verhindert, dass deine Website unter der Last zusammenbricht, sorgt für schnelle Ladezeiten und erspart deinen Kund:innen Frust und abgebrochene Kaufvorgänge.

Als Teil unseres BlocksOffice-Abonnements haben Mades Kund:innen Zugang zu CrowdHandler, einem virtuellen Warteraum zum Schutz ihrer Website.

Hier sind einige praktische Tipps für die Nutzung von CrowdHandler:

  • Nimm dir Zeit, dich mit dem Admin-Bereich von CrowdHandler vertraut zu machen.
  • Teste deinen Warteraum im Voraus (https://support.crowdhandler.com/support/solutions/articles/80000138507-getting-started-with-your-first-waiting-room)
  • Prüfe die Warteraum-Vorlage in CrowdHandler und überlege, ob Anpassungen notwendig sind. https://support.crowdhandler.com/support/solutions/articles/80000126037
  • Plane deinen Vorverkaufsstart vor, um Verzögerungen zu vermeiden: Aktiviere den Warteraum eine Stunde oder 30 Minuten vor dem offiziellen Start, schalte dein Ticketsystem kurz danach live und lasse die Warteschlange zum offiziellen Startzeitpunkt beginnen.
  • Nutze die Autotune-Funktion (im Standard-Paket verfügbar), die den Traffic während des Verkaufsstarts automatisch anhand von Live-Daten reguliert. https://support.crowdhandler.com/support/solutions/articles/80000062466-autotune
  • Sobald der Vorverkauf läuft, teste den Kaufprozess durch den Warteraum. Über das CrowdHandler-Admin-Panel (unter „Domains” findest du den Schild-Button mit der Bezeichnung „manage IP addresses”) kannst du deine IP-Adresse an den Anfang der Warteschlange setzen.
  • Wenn ein:e Kund:in seinen/ihren Platz in der Warteschlange verloren hat, kann dein Kundenservice-Team nach dem Session-Token fragen und die Session vorziehen. Dazu klickt man auf die Warteschlangenlinie im Dashboard-Diagramm, gelangt so zum Session-Bildschirm mit allen Personen in der Schlange, gibt das Token in das Suchfeld ein, wählt den/die Nutzer:in aus und klickt auf den Button zum Vorziehen.

Wenn Besucher:innen in den CrowdHandler-Warteraum weitergeleitet werden, möchten sie verstehen, was passiert und wo sie stehen. Du kannst zusätzlichen Kontext bieten, indem du die Warteraum-Nachrichten über das Dashboard anpasst. https://support.crowdhandler.com/support/solutions/articles/80000138507-getting-started-with-your-first-waiting-room

Wenn du mehr über den Einsatz von CrowdHandlers Warteraum auf deiner Website erfahren möchtest, kannst du unter crowdhandler.com eine kostenlose Demo vereinbaren – sowohl als Made-Kund:in als auch ohne bestehende Kundenbeziehung.

Wir hoffen, dieser Leitfaden hilft dir bei der Planung deines Vorverkaufsstarts. Wenn du über eine Neugestaltung oder ein Upgrade deiner Website nachdenkst, um frühere Probleme bei großen Vorverkaufsstarts zu beheben, melde dich gerne – wir besprechen mit dir, was du brauchst.

Wenn du bereits Made-Kund:in bist und konkrete Fragen zu deinem nächsten Vorverkaufsstart hast, wende dich an deine:n Digital Producer:in oder eröffne ein Support-Ticket.