Was macht ein gutes RFP aus?

Einen Großteil meiner Zeit bei Made habe ich damit verbracht, Projektangebote vorzubereiten. Entsprechend habe ich hunderte von Ausschreibungen in allen möglichen Formen, Größen und Stilen gesehen. Manche umfassen fünfzig Seiten formaler Anforderungen. Manche sind drei Absätze in einer E-Mail. Manche sind ein Gespräch beim Kaffee auf einer Konferenz.

Was wir dabei gelernt haben: Das Format ist weitaus weniger wichtig als der Inhalt. Die besten RFPs helfen uns zu verstehen, was ihr erreichen wollt und warum. Sie geben uns genug Kontext über euer Team, eure Organisation und eure Ziele, damit wir sinnvoll auf eure konkrete Situation eingehen können – statt ein generisches Angebot zurückzuschicken, das für jeden passen könnte.

Wenn ihr Angebote für ein neues Webprojekt einholt, sind hier – aus der Perspektive einer Agentur – ein paar Hinweise, was wirklich hilft.

Erklärt uns euer Warum

Das Wichtigste, was ihr teilen könnt, ist der organisationale Hintergrund des Projekts. Warum diese Arbeit, warum jetzt? Welches Problem löst ihr, welche Chance wollt ihr nutzen? Wie fügt sich das Projekt in eure übergeordnete Strategie ein?

Vielleicht läuft die Plattform eurer aktuellen Website aus. Vielleicht hat sich euer Publikum verändert, aber eure digitale Präsenz noch nicht. Vielleicht launcht ihr eine neue Initiative, für die ihr Fähigkeiten braucht, die ihr noch nicht habt. Vielleicht hat die Führungsebene endlich zugestimmt, Arbeit zu finanzieren, die schon seit Jahren nötig war.

Was auch immer es ist – erzählt es uns. Wenn wir euer Warum verstehen, können wir die richtigen Lösungen für eure Situation durchdenken und herausfinden, wie Erfolg jenseits von Anforderungslisten und technischen Lieferergebnissen aussieht.

Kein Stress mit Formalitäten

Wir haben auf RFPs geantwortet, die wie juristische Verträge klangen, auf RFPs, die buchstäblich jemandes zerstreute Gedanken in einem Telefonat waren, und auf alles dazwischen. Die formalen sind nicht besser.

Ein RFP, das in der Stimme der echten Menschen eurer Organisation geschrieben ist – Menschen, die dieses Projekt durchziehen müssen und mit den Ergebnissen leben werden –, ist immer nützlicher als etwas, das durch Berater:innen-Sprech gefiltert wurde oder beeindruckend unternehmensmäßig klingen soll.

Wir wollen von euch hören, nicht von dem, was ihr denkt, wie ein RFP klingen soll. Erklärt uns, was ihr braucht, so wie ihr es einer Kollegin oder einem Kollegen erklären würdet. Diese Klarheit ist mehr wert als Politur – und leichter zu schreiben ist sie auch.

Helft uns zu verstehen, wie euer Betrieb funktioniert

Um Arbeit sinnvoll einschätzen zu können, müssen wir verstehen, was eure digitale Präsenz tatsächlich leisten soll. Besonders wenn ihr Tickets verkauft oder Spenden über ein System wie Tessitura entgegennehmt, brauchen wir ein Bild davon, was ihr uns zu bauen auftragt und wie es in eure Ziele und Systeme passt.

Was verkauft ihr? Einzeltickets, Abonnements, Mitgliedschaften, Spenden? Bietet ihr Umtausch oder Rückerstattungen an? (Für alle, oder nur für manche? Fällt eine Gebühr an? Welche anderen Regeln gelten?) Zeitfenster-Einlass? Dauerspenden? Mitgliedschaftsvorteile, die Menschen über die Website einsehen oder einlösen können sollen? Welche dieser Funktionen gibt es in eurem aktuellen System, und welche sind neu oder noch Wunschdenken?

Wenn ihr mit bestimmten Plattformen oder Systemen arbeitet, die an die neue Website angebunden werden sollen, erzählt uns davon. Wenn ihr besondere Einschränkungen oder Anforderungen habt, teilt sie gleich am Anfang. Wenn ihr bei etwas unsicher seid, sagt uns das. Je mehr wir vor dem Start über eure betriebliche Realität wissen, desto nützlicher wird unser Angebot.

Wir beginnen größere Projekte immer mit einer intensiven Discovery-Phase, in der wir ausreichend Zeit haben, alle Details zu durchleuchten. Aber selbst ein grobes Verständnis zu Beginn hilft uns, euch aussagekräftige, realistische Antworten zu Umfang, Kosten und Zeitplan zu geben.

Erzählt uns von eurem Team und euren Stakeholder:innen

Wer treibt das Projekt auf eurer Seite voran? Habt ihr eine:n Webdesigner:in oder Entwickler:in im Haus? Eine:n Ticketsystem-Administrator:in, der oder die euer Publikum und eure Daten in- und auswendig kennt? Eine:n Digital-Marketing-Verantwortliche:n, der oder die die Website langfristig pflegt?

Es ist immer unser Ziel, Arbeit abzuliefern, die Bestand hat – und ein wesentlicher Faktor dabei ist, das System so zu gestalten, dass es zu den Ressourcen der Organisation passt, für die wir bauen. Für eine Organisation mit eigenen Datenbankexpert:innen schlagen wir unter Umständen etwas ganz anderes vor als für eine Organisation mit einem schlanken Team. Keines ist besser oder schlechter – es sind einfach unterschiedliche Situationen, die unterschiedliche Ansätze erfordern.

Außerdem würden wir gern mehr über das breitere Stakeholder:innen-Bild erfahren. Wer muss diese Arbeit genehmigen? Wessen Meinungen zählen? Wie werden Entscheidungen typischerweise getroffen? Was war an ähnlichen Projekten in der Vergangenheit schwierig?

Das hat nichts mit organisationsinternen Machtverhältnissen zu tun – obwohl wir auch die gern kennen würden, wenn sie das Projekt beeinflussen. Es geht darum zu verstehen, wie wir tatsächlich zusammenarbeiten werden und was ihr von uns braucht, damit das gelingt.

Teilt, was ihr über euer Budget wisst – auch wenn es noch vage ist

Ich weiß, das fühlt sich manchmal heikel an. Vielleicht kennt ihr euer Budget noch nicht, weil ihr unser Angebot braucht, um dem Vorstand gegenüber einen Fall zu machen. Vielleicht habt ihr Angst, dass ihr am Ende mehr zahlt als nötig, wenn ihr eine zu hohe Zahl nennt. Oder dass ihr euch mit einer zu niedrigen Zahl Angebote verbaut, für die es sich lohnen würde, mehr Mittel aufzutreiben.

Aber hier ist die Sache: Es gibt keinen einzigen richtigen Weg, eine Website zu bauen. Für fast jede Anforderung gibt es womöglich Dutzende valider Ansätze, jeder mit anderen Abwägungen bei Kosten, Zeitplan, Komplexität, langfristiger Wartung und Nutzungserfahrung. Ohne eine Vorstellung von eurem Budget raten wir, was für eure Situation sinnvoll ist.

Selbst unvollständige Angaben helfen. Eine der besten Budget-Offenlegungen, die ich je in einem RFP gesehen habe, klang ungefähr so:

Zur Transparenz: Wir haben $25,000 für diese Arbeit im diesjährigen Budget reserviert. Wir sind uns bewusst, dass passende Lösungen deutlich mehr kosten könnten, und dass wir gegebenenfalls zusätzliche Mittel beantragen müssen. Wir begrüßen Angebote, die unsere Anforderungen effizient adressieren – auch wenn sie mehr Investment erfordern, als wir aktuell budgetiert haben.

Die beschriebene Arbeit hätte gut und gerne ein Vielfaches dieses Budgets kosten können. Diese Klarheit von Anfang an ermöglichte es uns, ein Angebot zu erstellen, das verschiedene Optionen darlegte – eine vollständig ausgearbeitete Version des Beschriebenen und eine schlanke Variante, die mit strategischen Kompromissen im Budget geblieben wäre.

Seid klar über euren Zeitplan

Gibt es einen festen Eröffnungstermin? Sagt uns, was er ist und warum er unverschiebbar ist. Hängt er an einer Spielzeitankündigung? Einem Kampagnenstart? Einem auslaufenden Vertrag? Wenn wir verstehen, was einen Termin unabänderlich macht, können wir über Phasen nachdenken – wie wir Launches sequenzieren könnten, um den kritischen Termin zu treffen und gleichzeitig den anderen Projektteilen genug Zeit zu geben. Es erlaubt uns auch, frühzeitig zu sagen, wenn wir einen Termin für unrealistisch oder riskant halten – damit wir vorausplanen und Überraschungen vermeiden.

Wenn euer Zeitplan flexibel ist, ist das ebenfalls wichtig. Manche Projekte müssen wirklich bis zu einem bestimmten Datum fertig sein. Andere müssen einfach gut werden. Beides ist in Ordnung! Aber es sind unterschiedliche Situationen, die beeinflussen, wie wir die Arbeit angehen würden.

Wie es weitergeht

Die besten RFPs fühlen sich nicht wie Transaktionen an, sondern wie der Beginn eines Gesprächs.

Wir lesen, was ihr uns schickt, haben wahrscheinlich Fragen und stellen ein Angebot zusammen, das darlegt, wie wir eure Anforderungen – so wie wir sie verstehen – angehen würden. Wenn wir mehrere sinnvolle Wege sehen, legen wir diese dar und geben eine Einschätzung, wie wir bei der Entscheidung vorgehen würden. Und wenn wir denken, dass wir aus irgendeinem Grund nicht die richtige Wahl sind, sagen wir das ebenfalls – und teilen gern unsere Gedanken, Empfehlungen und alternative Vorschläge.

Wir wollen Arbeit machen, die euch wirklich weiterhilft. Ein RFP, das uns eure Situation verständlich macht, ist der beste Anfang.