Depuis que je suis chez Made, je fais partie de l’équipe qui prépare nos propositions de projets. J’ai donc eu l’occasion de lire des centaines d’appels d’offres, de toutes formes et de tous gabarits. Certains font cinquante pages de spécifications formelles. D’autres tiennent en trois paragraphes dans un e-mail. D’autres encore, c’est une conversation autour d’un café lors d’une conférence.

Ce qu’on a appris : le format compte bien moins que le contenu. Les meilleurs appels d’offres nous aident à comprendre ce que vous cherchez à accomplir, et pourquoi. Ils nous donnent suffisamment de contexte sur votre équipe, votre organisation et vos objectifs pour que nous puissions répondre à votre situation précise — plutôt que de vous renvoyer une proposition générique qui pourrait s’adresser à n’importe qui.

Si vous sollicitez des propositions pour un nouveau projet web, voici, de notre côté agence, ce qui nous aide vraiment.

Dites-nous pourquoi

La chose la plus importante que vous puissiez partager, c’est le contexte organisationnel du projet. Pourquoi ce travail, pourquoi maintenant ? Quel problème cherchez-vous à résoudre, quelle opportunité à saisir ? Comment ce projet s’inscrit-il dans votre stratégie globale ?

Peut-être que votre site actuel repose sur une plateforme en fin de vie. Peut-être que votre public a évolué et que votre présence numérique n’a pas suivi. Peut-être que vous lancez une nouvelle initiative qui requiert des fonctionnalités que vous n’avez pas. Peut-être que la direction a enfin accepté de financer un chantier nécessaire depuis des années.

Quoi qu’il en soit, dites-le-nous. Comprendre votre pourquoi nous aide à réfléchir aux bonnes solutions pour votre situation, et à définir ce que le succès signifie au-delà des listes de besoins et des livrables techniques.

Pas besoin de faire formel ou impressionnant

Nous avons répondu à des appels d’offres qui ressemblaient à des contrats juridiques, à d’autres qui étaient littéralement les pensées éparses de quelqu’un dictées au téléphone, et à à peu près tout ce qu’il y a entre les deux. Les plus formels ne sont pas les meilleurs.

Un appel d’offres rédigé avec la voix des vraies personnes de votre organisation — celles qui ont la responsabilité de mener ce projet à bien et qui vivront le plus directement avec les résultats — est toujours plus utile que quelque chose passé au filtre du jargon ou rédigé pour faire corporatement sérieux.

On veut entendre de vous, pas de ce que vous pensez qu’un appel d’offres est censé sonner. Expliquez-nous ce dont vous avez besoin comme vous l’expliqueriez à un collègue. Cette clarté vaut plus que le vernis — et c’est aussi plus facile à écrire.

Aidez-nous à comprendre comment fonctionne votre activité

Pour cadrer le travail sérieusement, nous avons besoin de comprendre ce que votre présence numérique doit réellement faire. Si vous vendez des billets ou collectez des dons via un système comme Tessitura, notamment, nous devons connaître le périmètre de ce que vous nous demandez de construire, et comment cela s’articule avec vos objectifs et vos systèmes.

Quels produits vendez-vous ? Des billets à l’unité, des abonnements, des adhésions, des dons ? Proposez-vous des échanges ou des remboursements ? (Pour tout le monde, ou seulement certains ? Avec des frais ? Quelles sont les autres règles ?) De l’entrée horodatée ? Des dons récurrents ? Des avantages d’adhésion que les gens devraient pouvoir consulter ou utiliser via le site ? Lesquelles de ces fonctionnalités existent dans votre système actuel, et lesquelles sont nouvelles ou souhaitées ?

Si vous travaillez avec des plateformes ou des systèmes qui devront se connecter au nouveau site, parlez-nous-en. Si vous avez des contraintes ou des exigences particulières, mentionnez-les d’emblée. Si vous n’êtes pas sûr de quelque chose, dites-le. Plus nous comprenons votre réalité opérationnelle avant de commencer, plus notre proposition sera utile.

Nous démarrons toujours les grands projets par une phase de découverte intensive, et il y aura largement le temps d’aller dans les détails à ce moment-là. Mais même une vue d’ensemble en amont nous permet de vous donner des réponses concrètes et fiables sur le périmètre, le coût et le calendrier.

Parlez-nous de votre équipe et de vos parties prenantes

Qui pilotera ce projet de votre côté ? Avez-vous un designer ou un développeur web en interne ? Un administrateur du système de billetterie qui connaît votre public et vos données sur le bout des doigts ? Un responsable marketing digital qui maintiendra le site sur le long terme ?

Notre objectif est toujours de livrer un travail fait pour durer, et un facteur déterminant est de s’assurer que le système est conçu en fonction des ressources de l’organisation pour laquelle on le construit. Notre proposition sera probablement très différente pour une organisation disposant d’experts bases de données en interne que pour une équipe plus légère. Ni l’une ni l’autre n’est meilleure — ce sont simplement des situations différentes qui appellent des approches différentes.

Et nous aimerions aussi avoir une image plus large du paysage des parties prenantes. Qui doit valider ce travail ? De l’avis de qui tient-on compte ? Comment les décisions se prennent-elles habituellement ? Qu’est-ce qui a été difficile dans des projets similaires par le passé ?

Il ne s’agit pas de politique interne — même si, s’il y a des réalités politiques susceptibles d’affecter le projet, nous préférons le savoir. Il s’agit de comprendre comment nous allons vraiment travailler ensemble, et ce dont vous avez besoin de notre part pour que ça réussisse.

Partagez ce que vous savez sur le budget, même si c’est incomplet

Je sais que ce point peut sembler délicat. Peut-être que vous ne connaissez pas encore votre budget parce que vous avez besoin de notre proposition pour convaincre votre conseil d’administration. Peut-être que vous craignez qu’en annonçant un chiffre trop élevé, vous finissiez par payer plus que nécessaire. Ou qu’un chiffre trop bas vous ferme la porte à des propositions qui mériteraient qu’on trouve davantage de financement.

Mais voilà : il n’existe pas une seule bonne façon de construire un site web. Il peut y avoir des dizaines d’approches valables pour répondre à presque n’importe quel besoin, chacune avec ses propres compromis en termes de coût, de calendrier, de complexité, de maintenance à long terme et d’expérience utilisateur. Sans connaître vos attentes budgétaires, nous devinons ce qui a du sens pour votre situation.

Même une information partielle est utile. L’une des meilleures déclarations budgétaires que j’ai vues dans un appel d’offres disait à peu près ceci :

Par souci de transparence, nous avons $25,000 réservés pour ce travail dans le budget de cette année. Nous sommes conscients que des solutions vraiment adaptées pourraient coûter sensiblement plus, et nous pourrions avoir besoin de trouver des financements supplémentaires. Nous accueillons favorablement les propositions qui répondent efficacement à nos besoins, même si elles nécessitent un investissement supérieur à ce que nous avons actuellement budgété.

Le travail qu’ils décrivaient aurait très bien pu coûter plusieurs fois ce budget. Avoir cette clarté en amont nous a permis de répondre en présentant plusieurs options — dont une version pleinement aboutie de ce qu’ils décrivaient, et une version allégée qui respectait leur budget en faisant quelques compromis stratégiques.

Soyez clairs sur votre calendrier

Avez-vous une date de lancement impérative ? Dites-nous laquelle et pourquoi elle est impérative. Est-elle liée à une annonce de saison ? Au lancement d’une campagne ? À l’expiration d’un contrat ? Comprendre ce qui rend une échéance inamovible nous aide à réfléchir au phasage — comment séquencer les lancements pour tenir la date critique tout en consacrant suffisamment de temps aux autres parties du projet qui en ont besoin. Cela nous permet aussi de signaler si nous ne pensons pas que votre échéance est réaliste ou raisonnable, pour anticiper et éviter les mauvaises surprises.

Si votre calendrier est flexible, c’est utile à savoir aussi. Certains projets doivent impérativement être terminés à une date précise. D’autres doivent simplement être bien faits. Les deux sont parfaitement valables ! Mais ce sont des situations différentes qui influencent notre façon d’aborder le travail.

Et après ?

Les meilleurs appels d’offres ne ressemblent pas à des transactions — ils ressemblent au début d’une conversation.

Nous lirons ce que vous nous envoyez, nous aurons probablement des questions, et nous préparerons une proposition qui expose comment nous suggérerions d’aborder vos besoins tels que nous les comprenons. Si nous voyons plusieurs voies envisageables, nous les présenterons, avec quelques indications sur celle que nous recommanderions. Et si nous pensons, pour une raison ou une autre, ne pas être le bon fit, nous vous le dirons aussi — et nous partagerons volontiers nos réflexions, nos recommandations et d’autres pistes.

Notre but, c’est de faire un travail qui vous aide vraiment. Un appel d’offres qui nous aide à comprendre votre situation, c’est la meilleure façon de commencer.