Durante la mayor parte de mi tiempo en Made, he formado parte del equipo que prepara las propuestas de proyecto. Como resultado, he visto cientos de solicitudes de propuestas de todo tipo: formatos, tamaños y estilos. Algunas son cincuenta páginas de requisitos formales. Otras son tres párrafos en un correo. Algunas son conversaciones que tenemos tomando un café en un congreso.

Esto es lo que hemos aprendido: el formato importa mucho menos que el contenido. Las mejores solicitudes nos ayudan a entender qué quieres conseguir y por qué. Nos dan suficiente contexto sobre tu equipo, tu organización y tus objetivos como para responder de manera significativa a tu situación concreta, en lugar de devolverte una propuesta genérica que podría ser para cualquiera.

Si estás pidiendo propuestas para un nuevo proyecto web, aquí tienes, desde nuestra perspectiva como agencia, algunas notas sobre lo que realmente ayuda.

Cuéntanos tu por qué

Lo más importante que puedes compartir es el contexto organizativo detrás del proyecto. ¿Por qué este trabajo, por qué ahora? ¿Qué problema estás resolviendo, qué oportunidad estás persiguiendo? ¿Cómo encaja este proyecto en tu estrategia más amplia?

Quizás tu sitio actual está construido sobre una plataforma que va a desaparecer. Quizás tu audiencia ha cambiado y tu presencia digital no ha sabido seguirle el ritmo. Quizás estás lanzando una nueva iniciativa que requiere capacidades que no tienes. Quizás la dirección ha dado por fin el visto bueno a un trabajo que llevaba años siendo necesario.

Sea lo que sea, cuéntanoslo. Entender tu por qué nos ayuda a pensar en las soluciones adecuadas para tu situación concreta, y a saber qué significa el éxito más allá de los detalles de los requisitos y los entregables técnicos.

No te preocupes por hacerlo formal ni vistoso

Hemos respondido a solicitudes que parecían contratos legales, a solicitudes que literalmente eran los pensamientos dispersos de alguien hablando por teléfono, y a casi todo lo que hay en medio. Las formales no son mejores.

Una solicitud escrita con la voz de las personas reales de tu organización que van a trabajar en el proyecto —las que tienen que sacarlo adelante y que van a convivir con los resultados más directamente— siempre es más útil que algo procesado a través de la jerga consultora o redactado para sonar impresionantemente corporativo.

Queremos escucharte a ti, no a lo que crees que se supone que debe sonar una solicitud de propuesta. Cuéntanos lo que necesitas como se lo explicarías a un compañero. Esa claridad vale más que el barniz (y además debería ser más fácil de escribir).

Ayúdanos a entender cómo funciona tu organización

Para dimensionar el trabajo de forma significativa, necesitamos entender qué tiene que hacer realmente tu presencia digital. Sobre todo si vendes entradas o recibes donaciones a través de algo como Tessitura, necesitamos conocer el alcance de lo que nos pides que construyamos y cómo encaja en tus objetivos y sistemas.

¿Qué productos vendes? ¿Entradas sueltas, abonos, membresías, donaciones? ¿Ofreces cambios o devoluciones? (¿A todo el mundo o solo a algunos? ¿Cobras una comisión? ¿Cuáles son las demás reglas?) ¿Acceso con horario? ¿Donaciones recurrentes? ¿Beneficios para socios que la gente debería poder consultar o canjear a través de la web? ¿Cuáles de estas funcionalidades existen en tu sistema actual y cuáles son nuevas o aspiracionales?

Si trabajas con plataformas o sistemas concretos que se conectarán al nuevo sitio, cuéntanoslo. Si tienes restricciones o requisitos particulares, compártelos desde el principio. Si no estás seguro de algo, dinos eso también. Cuanto más entendamos tu realidad operativa antes de empezar, más útil será nuestra propuesta.

Siempre comenzamos los proyectos grandes con un período de descubrimiento intensivo, y habrá mucho tiempo entonces para profundizar en todos los detalles. Pero incluso una comprensión de alto nivel desde el principio nos ayuda a darte respuestas significativas y precisas sobre alcance, coste y plazos.

Cuéntanos quién está detrás

¿Quién va a liderar el proyecto en tu lado? ¿Tienes un diseñador o desarrollador web interno? ¿Un administrador del sistema de taquilla que conoce tu audiencia y tus datos de cabo a rabo? ¿Una persona de marketing digital que se encargará del mantenimiento del sitio a largo plazo?

Nuestro objetivo siempre es entregar un trabajo pensado para durar, y un factor clave para ello es asegurarnos de que el sistema esté arquitecturado para adaptarse a los recursos de la organización para la que lo construimos. Podemos proponer algo bastante diferente para una organización con expertos en bases de datos internos que para una con un equipo más reducido. Ninguna es mejor ni peor: son simplemente situaciones distintas que requieren enfoques distintos.

También nos encantaría conocer el panorama más amplio de las personas implicadas. ¿Quién tiene que aprobar este trabajo? ¿Cuyas opiniones importan? ¿Cómo se toman normalmente las decisiones? ¿Qué ha sido difícil en proyectos como este en el pasado?

No se trata de política interna (aunque si hay realidades políticas que van a afectar al proyecto, nos gustaría saberlo). Se trata de entender cómo vamos a trabajar juntos de verdad y qué necesitas de nosotros para que esto salga bien.

Comparte lo que sabes sobre el presupuesto, aunque sea aproximado

Sé que esto puede resultar delicado. Quizás aún no sabes cuál es tu presupuesto porque necesitas nuestra propuesta para defender el proyecto ante tu junta. Quizás te preocupa que si dices una cifra demasiado alta acabes pagando más de lo necesario. O que si la cifra es demasiado baja te cierres a propuestas que valdrían la pena financiar.

Pero aquí está la cuestión: no hay una única forma correcta de construir un sitio web. Puede haber docenas de enfoques válidos para satisfacer casi cualquier requisito, cada uno con diferentes compromisos en coste, plazos, complejidad, mantenimiento a largo plazo y experiencia de usuario. Sin saber qué esperas en términos de presupuesto, estamos adivinando qué tiene sentido para tu situación.

Incluso la información parcial es útil. Una de las mejores divulgaciones de presupuesto que he visto en una solicitud decía algo así:

Para ser transparentes, tenemos $25,000 reservados para este trabajo en el presupuesto de este año. Somos conscientes de que las soluciones más adecuadas pueden costar considerablemente más, y puede que necesitemos conseguir financiación adicional. Agradecemos propuestas que respondan eficientemente a nuestras necesidades, aunque requieran más inversión de la que tenemos presupuestada actualmente.

El trabajo que describían podría haber costado muchas veces ese presupuesto. Tener esta claridad desde el principio nos ayudó a responder de una manera que presentaba varias opciones: una versión completamente desarrollada de lo que describían y una versión más ligera que se ajustaba a su presupuesto asumiendo algunos compromisos estratégicos.

Sé claro con tus plazos

¿Tienes una fecha de lanzamiento inamovible? Dinos cuál es y por qué es inamovible. ¿Está ligada al anuncio de temporada? ¿Al lanzamiento de una campaña? ¿Al vencimiento de un contrato? Entender qué hace que un plazo sea inamovible nos ayuda a pensar en la secuenciación —cómo podríamos ordenar los lanzamientos para llegar a la fecha clave dejando al mismo tiempo suficiente tiempo a las partes del proyecto que lo necesitan. También nos permite señalar si creemos que tu plazo no es un objetivo realista o seguro, para que podamos planificarlo y evitar sorpresas.

Si tu calendario es flexible, también vale la pena saberlo. Algunos proyectos genuinamente necesitan estar listos en una fecha concreta. Otros simplemente necesitan estar bien hechos. ¡Los dos están bien! Pero son situaciones distintas que afectan a cómo abordaríamos el trabajo.

Qué pasa después

Las mejores solicitudes no parecen transacciones; parecen el inicio de una conversación.

Leeremos lo que nos mandes, probablemente tendremos preguntas, y elaboraremos una propuesta que expone cómo podríamos sugerir abordar tus necesidades tal como las entendemos. Si vemos varias formas viables de avanzar, las presentaremos todas y daremos alguna indicación de cómo podríamos sugerir navegar la decisión. Y si creemos que no somos la opción adecuada por alguna razón, también te lo diremos, y con mucho gusto compartiremos nuestras reflexiones, recomendaciones y sugerencias alternativas.

Queremos hacer un trabajo que realmente te ayude. Una solicitud que nos ayude a entender tu situación es la mejor manera de empezar.